De digitale ALV – Tips & tricks

Het coronavirus zorgt ervoor dan een groot deel van Nederland (noodgedwongen) over is gegaan op digitaal werken en digitaal met elkaar in verbinding staan. Veel sportverenigingen kunnen volgens hun statuten niet zomaar een ALV volledig digitaal laten verlopen. Met de invoering van de noodwet is daar tijdelijk verandering in gebracht.

De tijdelijk wet vervalt op 1 december 2020. In de wet is de mogelijkheid opgenomen om deze termijn telkens met twee maanden te verlengen. Het bestuur kan kiezen voor het houden van een vergadering via elektronische weg, ook als dit niet in de statuten geborgd is. Maar de ALV uitstellen met een maximale termijn van 4 maanden is ook een mogelijkheid.

Hoe zorg je als bestuur voor een geldige digitale ALV voor jouw sportclub?

  • Kondig de algemene ledenvergadering tijdig aan bij alle leden, met een agenda en de daar bijhorende definitieve vergaderstukken (je hebt dus e-mailadressen van de leden nodig).
  • De algemene ledenvergadering is door alle leden te volgen via een elektronisch communicatiemiddel en/of platform.
  • De leden moeten (elektronisch) vragen kunnen stellen tot 72 uur voor de vergadering. De antwoorden op deze vragen moeten voor alle leden inzichtelijk zijn, uiterlijk op de ALV zelf. Ook tijdens de vergadering moeten er nog vragen gesteld kunnen worden en daarbij zoveel mogelijk beantwoord worden.
  • Indien er gestemd wordt, dienen alleen leden mee te kunnen doen met de stemming en moet geverifieerd kunnen worden dat een lid slechts een keer zijn stem uitbrengt.

Handige tips en aandachtspunten

  1. Kies een platform om digitaal te vergaderen (en neem er indien nodig een abonnement op). Enkele voorbeelden:
    1. Zoom (pro)
    2. Microsoft Teams
    3. Online ALV
  2. Kies een stemtool, als er gestemd moet worden en schat in hoe complex of eenvoudig de gewenste besluitvorming is. Enkele voorbeelden van stemtools zijn:
    1. Votecompany: geschatte kosten €150 per vergadering. Wanneer je gebruik wil maken van live-begeleiding, komen er kosten bij.
    2. Online ALV :  geschatte kosten € 150 per jaar, plus € 0,95 per stem.
    3. Het is ook mogelijk om de ‘raise hands’ functie in Zoom en Microsoft Teams te gebruiken. Deze functie is kosteloos in te zetten.
  3. Overweeg een speciale microfoon. Wanneer je met meer bestuursleden in een ruimte zit, voorkom je hiermee echo’s. Er zijn bijvoorbeeld bluetooth speakers die tevens kunnen dienen als microfoon, wellicht heeft één van je leden zo een speaker.
  4. Goede voorbereiding is essentieel
    1. Verspreid de agenda en de bijhorende stukken tijdig via e-mail of stel deze beschikbaar via een ander kanaal (bijv. op de website van de sportclub.
    2. Geef gelegenheid tot vragen stellen, tot 72 uur voor de vergadering.
    3. Maak een (PowerPoint)presentatie met daarin de agenda en stukken van de vergadering, indien nodig.
    4. Verdeel in het bestuur de vier rollen voor de digitale ALV:
      – Voorzitter, die leidt de vergadering
      – Bestuurslid, die een agendapunt inhoudelijk toelicht (bijvoorbeeld aan de hand van een presentatie)
      – Notulist, voor de verslaglegging achteraf. Tip: via ZOOM en Microsoft Teams is het ook mogelijk om de vergadering op te nemen. Vraag vooraf wel even om toestemming van de aanwezige leden.
      – Bestuurslid die de chatbox in de gaten houdt.
  5. Biedt hulp aan leden die moeite hebben met de digitale omgeving (vraag dit eventueel na).
    1. Maak vooraf een telefonische afspraak om uitleg te geven en/of ze op weg te helpen.
    2. Stuur een korte handleiding toe.
  6. Heet de aanwezigen welkom, identificeer direct de leden en noteer de namen.
  7. Indien er gestemd gaat worden.
    1. Check of iedereen toegang heeft tot de stemtool, dan wel de raise-hand functie van Zoom of Teams.
    2. Indien van toepassing: machtigingen inventariseren.
  8. Na afloop van de digitale vergadering worden alle vergaderstukken en uitslagen van stemmingen gedeeld met alle leden via de mail en/of online beschikbaar gesteld als download.

Online ALV in statuten regelen?

Het kan wenselijk zijn om de statuten en reglementen van de vereniging aan te passen, zodat een digitale ALV altijd mogelijk is. De geldigheid van de noodwet is beperkt. Daarom kun je overwegen om de statuten en reglementen aan te passen. Zie hier de bepalingen, die aan de ALV kunnen worden voorgelegd.

Reacties zijn uitgeschakeld.

Scroll naar top
X
X
X