Communiceren en informeren

En dan is je vrijwilliger ingewerkt en zit hij lekker op zijn plek. Mooi, jouw werk zit erop. Of toch niet? Een van de grootste valkuilen is dat vrijwilligers ‘vergeten worden’. Jouw aandacht wordt opgeslokt door andere dingen en zolang de vrijwilliger niet klaagt zal het wel goed gaan denk je.

Toch is het juist belangrijk om bestaande vrijwilligers tevreden te houden. Want het is makkelijker om een vrijwilliger te houden dan nieuwe te werven. Daarbij zijn een aantal dingen belangrijk: De begeleiding van de vrijwilliger en de manier waarop je communiceert met de vrijwilliger.

Vaak hebben vrijwilligers het gevoel niet serieus genomen te worden, geen echt onderdeel te zijn van de organisatie of is de communicatie richting je vrijwilligers niet duidelijk. Vrijwilligers vinden vaak dat ze onvoldoende of te laat worden geïnformeerd. Bij veel organisaties is de interne communicatie een knelpunt.

Een-op-een communicatie

Als het gaat om begeleiding is vooral belangrijk dat de vrijwilliger weet bij wie hij terecht kan. Een vast aanspreekpunt of contactpersoon. Vaak is dit de rol van een vrijwilligerscoördinator. Deze persoon moet goed bereikbaar en ook zichtbaar zijn. Een vrijwilligerscoördinator neemt vaak zelf het initiatief om tijd vrij te maken voor een kort gesprekje. Over hoe het gaat bij het vrijwilligerswerk in de organisatie maar ook hoe het met de persoon zelf gaat. Gewoon echte interesse tonen in iemands leven. Zo zorg je ervoor dat het laagdrempelig is om contact op te nemen en zal de vrijwilliger zich vrij voelen om iets aan te kaarten.

Informatieverstrekking

Naast de een-op-een communicatie wil je ook informatie overbrengen vanuit de organisatie. Dit zijn ook communicatiemomenten. Waar staan jouw vrijwilligers in de algemene communicatie? Als vrijwilligers in een vroeg stadium meegenomen worden in communicatie vanuit de organisatie zullen ze zich belangrijk voelen. Veel gebruikte middelen zijn nieuwsbrieven, WhatsApp groepen, aparte mailings, werkoverleggen, vergaderingen en/of vrijwilligersbijeenkomsten. Kanalen waarin de vrijwilligers met de organisatie en met elkaar echt contact en interactie hebben, versterken het ‘wij-gevoel’.

Conflictsituaties

Soms gaat het niet goed en ontstaan er conflicten tussen vrijwilligers onderling of een vrijwilliger en de organisatie. Dan is het belangrijk om vooraf na te denken over hoe je hiermee omgaat. Zoek bij conflicten tussen vrijwilligers altijd naar het gezamenlijke doel, als je dat helder hebt ontstaat er ruimte voor oplossingen. Bij conflicten met de organisatie is het belangrijk om goed naar jezelf te kijken. Als organisatie heb je een machtspositie en is het relatief makkelijk om de ‘schuld’ bij de vrijwilliger te leggen. Maar kijk goed naar waar de organisatie het beter had kunnen doen en maak daar een leerpunt van.

Opdracht

Beantwoord in je beleid de volgende vragen:

1. Hoe communiceren wij met onze vrijwilligers. (Hoe vaak en wanneer communiceer je?)
2. Hoe worden vrijwilligers geïnformeerd vanuit de organisatie? (Via welke kanalen en welke plek nemen de vrijwilligers in; worden zij als eerste of als laatste geïnformeerd?)
3. Zijn er vaste contactpersonen en zijn deze op een laagdrempelige manier te bereiken?
4. Op welke manier wordt bewust omgegaan met conflictsituaties/gesprekstechnieken?

Van beleid naar praktijk: Plan voor dit jaar evaluatiegesprekken in met vrijwilligers, voor zover je dat nog niet hebt gedaan.

Downloads

• We hebben een aantal trainingen klaar staan die je met dit onderwerp kunnen ondersteunen. Heb je interesse om een van deze trainingen te volgen dan horen wij dat graag via advies@mooiwerkbreda.nl
  • • Motiveren
    • Complimenteren
    • Feedback geven
    • Functionerings/beoordelingsgesprekken
    • Coachend leidinggeven
    • Coachen