Intake + inwerken MW

En dan komt het moment dat een vrijwilliger zich aanmeldt. Vrijwel alle organisaties beginnen met een intakegesprek. Je wilt wel weten wat voor vrijwilliger het is. Is hij ​betrouwbaar, past hij bij jullie organisatie? Is het een match? Realiseer je dat de vrijwilliger die langs komt, precies hetzelfde wil weten. Zijn jullie ook een match voor hem?

Het intakegesprek

• Vermijd het V-woord – Het woord vrijwilliger heeft geen of weinig aantrekkingskracht. Zeg iets anders. “Leuk dat je ons wilt helpen.” “We zijn blij met mensen zoals jij.” Ik zou me gevleid voelen als iemand dat op een eerste gesprek zei.
• Laat niet alle vacatures zien – Een lange lijst met hulpvragen schrikt af. Als je veel vacatures hebt, kies er dan een paar verschillende uit om te bespreken. Dan merk je snel genoeg waar de interesse naartoe gaat. Je kunt altijd nog zeggen dat je nog andere keuzes hebt.
• Richt je op de vrijwilliger – Een open deur misschien, maar zorg dat je vóór alles weet wat deze vrijwilliger wil. Vraag ook wat hij in zijn vrije tijd doet. Zoek naar aanknopingspunten.
• Wat als het niet klikt? – Als je merkt dat de vrijwilliger minder enthousiast wordt, kijk dan of een ander organisatie misschien beter bij hem past. Door hem te helpen laat zien dat je hem belangrijk vindt. Iemand kan ook ambassadeur worden als hij zelf toch niet bij jou vrijwilliger wordt.

Het Inwerken

Als het wel klikt is de volgende stap om de nieuwe vrijwilliger een fijne ervaring te geven. Het intakeproces is daarbij belangrijk.

• Informeer uitgebreid – Mensen willen graag weten wat hen te wachten staat. Neem de stappen door op een heldere en compacte manier.
• Communiceer efficiënt – Bijna niemand leest nog uitgebreide lappen tekst. Communiceer daarom wat relevant is en laat verder zoveel mogelijk weg.
• Zorg dat iedereen geïnformeerd is – Het komt voor dat niemand op een afdeling weet dat er een nieuwe vrijwilliger is. Dat wil je voorkomen. Een checklist of stappenplan kan hierbij helpen.
• Zorg dat alles klaarligt – Een e-mailadres, toegang tot systemen of locaties, eventueel kleren. Als je een mooi welkomstpakketje maakt dan maak je een goede indruk.

Opdracht

Gebruik de checklist in het werkboek om te zien of er verbeterpunten zijn. Verwerk die vervolgens in een plan zodat het niet vergeten wordt.